保有個人情報の利用停止基準

・法第38条(保有個人情報の利用停止義務)関係

行政機関の長は、利用停止請求があった場合において、当該利用停止請求に理由があると認めるときは、当該行政機関における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。ただし、当該保有個人情報の利用停止をすることにより、当該保有個人情報の利用目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、この限りでない。

1.趣旨
本条は、利用停止請求に対する行政機関の長の利用停止義務を明らかにする ものであり、利用停止請求に理由があると認めるときは、行政機関の長が、当 該行政機関における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該保有個人情報の利用停止をしなければならないことを定めているものである。

2.解釈
  (1) 「利用停止請求に理由がある」とは、法第36条第1項第1号又は第2号に該当する違反の事実があると行政機関の長が認めるときである。
  (2) 「個人情報の適正な取扱いを確保する」とは、法第36条第1項第1号または第2号に該当する違反状態を是正する意味である。
  (3) 「必要な限度」とは、例えば、利用停止請求に係る保有個人情報について、そのすべての利用が違反していればすべての利用停止を、一部の利用が違反していれば一部の利用停止を行う必要があるということである。また、例えば、利用目的外の利用を理由として、本人から保有個人情報の消去を求められた場合には、個人情報の適正な取扱いを確保する観点から、当該利用目的外の利用を停止すれば足りる。この場合、当該保有個人情報を消去するまでの必要はなく、仮に消去してしまうと、本来の利用目的内での利用も不可能となり、適当でない。

3.運用
利用停止請求に理由があるかどうかの判断は、人事院の所掌事務、保有個人 情報の利用目的及び本法の趣旨を勘案して、事実を基に客観的に行う。


人事院