（人事院事務総長発）

　

　

　標記について下記のとおり定めたので、平成１８年４月１日以降は、これによってください。

　

　

１　この通知において、「人事関係手続」又は「人事・給与関係業務情報システム」とは、それぞれ人事院規則１―４５（人事・給与関係業務情報システムを使用する場合の人事関係手続の特例）（以下「規則」という。）第１条に規定する人事関係手続又は人事・給与関係業務情報システムをいう。

２　規則第２条の「人事・給与関係業務情報システムを使用して行われた人事関係手続」には、職員に係る人事関係手続の内容を当該人事関係手続の事務を担当する者が代わって人事・給与関係業務情報システムに入力して行った人事関係手続を含むものとする。

３　前項の人事関係手続の事務を担当する者が代わって行う人事関係手続においては、人事・給与関係業務情報システムに入力された文書等の人事院規則１―３４（人事管理文書の保存期間及び保存期間が満了したときの措置）の規定による保存期間中は、同項の職員に係る人事関係手続の内容と当該入力された文書等の内容とが同一であることを確認することができるようにするものとする。

４　規則第２条の「人事院が定めるもの」は、人事院規則８―１２（職員の任免）第５５条（第５号に該当する場合に限る。）又は人事院規則１１―１０（職員の降給）第７条ただし書に規定する人事異動通知書に代わる文書とする。

５　規則第２条の「正当な理由又は特別の事情により人事・給与関係業務情報システムを使用して人事関係手続を行うことが適当でない場合」には、例えば、次のような場合が該当する。

　一　職員に対して人事関係手続を行う場合であって、当該人事関係手続について人事・給与関係業務情報システムが正常に稼働していない状態にあるとき。

　二　職員に対して人事関係手続を行う場合であって、当該職員が人事・給与関係業務情報システムを使用することができない場所にいることから当該人事関係手続を適時に受けることができない等、人事・給与関係業務情報システムを使用することができないと認められる事情があるとき。

６　特定の者に対する人事関係手続を人事・給与関係業務情報システムを使用して行う場合には、当該人事関係手続の当該者への到達については、情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律（平成１４年法律第１５１号）第６条第３項又は第７条第３項の規定の例に準じて取り扱うものとする。

７　規則第２条の規定により人事院規則の規定に基づいて行われたものとみなされた人事関係手続について、職員が申し出た場合であって、その申出に相当の理由があると認められるときは、当該人事関係手続に係る書面を別途交付するものとする。

８　人事・給与関係業務情報システムを使用する機関は、人事・給与関係業務情報システムを使用して行う人事関係手続の範囲及び当該人事関係手続に係る人事・給与関係業務情報システムの使用を開始する年月日その他人事・給与関係業務情報システムの使用に当たり必要な事項を、当該機関に所属する職員に周知するものとする。