Microsoft365利用に係るプライバシーポリシー

１．基本的考え方

人事院では、人事院の業務において提供するサービスの円滑な運営に必要な範囲で、Microsoft社が提供するサービス「Microsoft365」を用いて情報を収集しています。収集した情報は利用目的の範囲内で適切に取扱います。

２．個人情報

人事院では、人事院が保有する個人情報の適切な管理を行うために、「人事院の保有する個人情報の管理に関する規程」を定め、人事院の業務の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することに努めています。

３．アンケート機能(Forms)の利用について

人事院では、情報収集のために、Microsoft365のアンケート機能であるMicrosoft Forms（以下、「Forms」）を利用します。回答者は、人事院がFormsを利用して作成したフォームに回答することで、入力した情報に対し、Microsoftが行うデータ処理につき許可を与えたものとみなします。

なお、データ処理については、Microsoft社のプライバシーポリシーによって定められています。また、Formsのサービス利用による損害については、人事院は責任を負わないものとします。

４．利用目的

人事院がMicrosoft365を利用して収集した情報は、人事院の業務において提供するサービスを円滑に実施するために、また、今後のサービス向上のための参考として利用します。
人事院がMicrosoft365を利用して収集したお問い合わせ内容は、今後の人事院業務運営の参考とさせていただきます。そのため、お問い合わせ内容に応じて、人事院内の関係部署に転送することがあります。また、お問い合わせの回答や確認の連絡のために利用者属性を利用します。

５．利用及び提供の制限

人事院では、法令に基づく開示要請があった場合、不正アクセス、脅迫等の違法行為があった場合、その他特別の理由のある場合を除き、収集した情報を4の利用目的以外の目的のために自ら利用し、又は第三者に提供いたしません。ただし、統計的に処理されたMicrosoft365への回答情報、回答者属性等の情報については公表することがあります。

６．安全確保の措置

人事院は、収集した情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他収集した情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。

７．適用範囲

本プライバシーポリシーは、人事院がMicrosoft Formsをはじめとする、Microsoft365を利用して収集した情報においてのみ適用されます。

８．継続的な見直しについて

人事院では、本プライバシーポリシーの内容について適宜見直しを行い、その改善に努めます。