職員別給与簿、諸手当の認定簿等の取扱いについて
（平成２９年３月１０日給２―２９、給３―３０）
（人事院事務総局給与局給与第二課長、給与第三課長発）
最終改正：令和８年３月１９日給２―４２、給３―４３
人事給与業務効率化に向けた改善計画において示された各種調書等の様式の統一化のための関係人事院事務総長通知の一部改正について（平成２９年３月１０日事企法―９１）により、各種調書等の様式の改正等を行いましたので、平成２９年３月２１日以降、職員別給与簿の取扱いについては別添１、諸手当の認定簿等の取扱いについては別添２にそれぞれよってください。
なお、これに伴い、給実甲第５８０号等の一部改正に伴う扶養手当等の取扱いについて（平成１０年４月１日給３―３１）は、廃止します。
以 上
別添１
職員別給与簿の取扱いについて
職員別給与簿の取扱いについては、人事院規則９―５（給与簿）及び給実甲第５７６号（給与簿等の取扱いについて）に定めるもののほか、次のとおり取り扱うものとする。
１ 職員別給与簿（その１）
⑴ 「発令事項等」の欄の記入方法
ア 年初において記入する場合には、最初の行に現在受けている俸給等の各欄の額等並びに当該各欄の額等に最後に異動が生じた際の発令等年月日及び発令等事項を記入する。
イ 「俸給の月額に対する地域手当等」の欄には、地域手当又は研究員調整手当の支給割合及び俸給の月額に対する額を記入する。これらの給与が同時に支給される場合には、その合計支給割合及び合計額を記入する。
ウ 「管理監督職勤務上限年齢調整額」の欄には、一般職の職員の給与に関する法律（昭和２５年法律第９５号。以下「給与法」という。）附則第１０項、第１２項又は第１３項の規定による俸給の額を記入する。
エ 俸給の額並びに俸給の特別調整額、本府省業務調整手当、専門スタッフ職調整手当、地域手当、広域異動手当及び研究員調整手当の月額に異動があった場合（給与法附則第８項の規定の適用を受ける職員となった場合を含む。）には、その都度発令等年月日及び発令等事項を記入し、各欄に異動後の額、区分及び支給割合を記入する。
オ 「超過勤務手当等の勤務１時間当たりの額」の欄には、給与法第１９条の規定に基づき算出した給与の減額に係る勤務１時間当たりの額並びに支給割合に応じた超過勤務手当、休日給及び夜勤手当の勤務１時間当たりの額を記入する。
カ 「支給割合」の欄には、休職期間、派遣（国際機関等に派遣される一般職の国家公務員の処遇等に関する法律（昭和４５年法律第１１７号）第２条第１項の規定による派遣をいう。以下同じ。）の期間、交流派遣（国と民間企業との間の人事交流に関する法律（平成１１年法律第２２４号）第２条第３項に規定する交流派遣をいう。以下同じ。）の期間、法科大学院派遣法第１１条派遣（法科大学院への裁判官及び検察官その他の一般職の国家公務員の派遣に関する法律（平成１５年法律第４０号。以下「法科大学院派遣法」という。）第１１条第１項の規定による派遣をいう。以下同じ。）の期間、福島相双復興推進機構派遣（福島復興再生特別措置法（平成２４年法律第２５号）第４８条の３第１項の規定による派遣をいう。以下同じ。）の期間、福島イノベーション・コースト構想推進機構派遣（同法第８９条の３第１項の規定による派遣をいう。以下同じ。）の期間、令和七年日本国際博覧会協会派遣（令和七年に開催される国際博覧会の準備及び運営のために必要な特別措置に関する法律（平成３１年法律第１８号）第２５条第１項の規定による派遣をいう。以下同じ。）の期間又は令和九年国際園芸博覧会協会派遣（令和九年に開催される国際園芸博覧会の準備及び運営のために必要な特別措置に関する法律（令和４年法律第１５号）第１５条第１項の規定による派遣をいう。以下同じ。）の期間に係る給与の支給割合を記入する。
⑵ 「手当」の欄の記入方法
ア 年初において記入する場合には、最初の行に現在受けている月額等及び当該月額等に最後に異動が生じた際の変更年月日を記入する。
イ 各手当の月額等に異動があった場合には、それぞれに対応する欄にその都度変更年月日及び異動後の月額等を記入する。
ウ 「通勤手当」の欄は、次のとおり記入する。
(ｱ) 「自動車等」の欄には、自動車等の額（給与法第１２条第２項第２号に規定する額をいう。）を記入する。
(ｲ) 「駐車場等」の欄には、駐車場等の額（給与法第１２条第５項第１号に規定する額をいう。）を記入する。
(ｳ) 「普通交通機関等」の欄には、普通交通機関等（人事院規則９―２４（通勤手当）第６条に規定する普通交通機関等をいう。）の手当の支給月、支給単位期間（給与法第１２条第９項に規定する支給単位期間をいう。(ｴ)において同じ。）及び運賃等相当額（同条第２項第１号に規定する運賃等相当額をいう。）を記入する。
(ｴ) 「新幹線鉄道等」の欄には、新幹線鉄道等（給与法第１２条第３項に規定する新幹線鉄道等をいう。）の利用に係る特別料金等に係る手当の支給月、支給単位期間並びに特別料金等相当額（同項第１号に規定する特別料金等相当額をいう。）を記入する。
(ｵ) 「額」の欄には、(ｱ)から(ｴ)までに規定する各欄の支給単位期間に応じた通勤手当の額を記入する。
⑶ 「備考」の欄には、その他特に付け加える必要がある事項を記入する。
２ 職員別給与簿（その２）
(1) 各欄の記入方法
ア 第１０欄 地域手当又は研究員調整手当の額を記入する。ただし、これらの給与が同時に支給される場合にはその合計額を記入し、第８５欄にその内訳として研究員調整手当の額を記入する。
イ 第１９欄 第７０欄の額と第７７欄の額との合計額を記入する。
ウ 第２５欄 専門スタッフ職調整手当、国際平和協力手当、任期付研究員業績手当その他法令の規定により支給される給与の合計額を記入し、第８５欄にその名称（これらの給与が複数支給される場合にあっては、それぞれの名称及び額）を記入する。
エ 第２７欄 第２６欄の額から第２８欄の額を差し引いた残りの額を記入する。
オ 第２８欄 第１３欄、第１６欄及び第２０欄の額（それぞれ非課税とされる額に限る。）の合計額を記入する。
カ 第２９欄から第３７欄まで それぞれの額を記入する。ただし、この欄に記入すべき額以外の社会保険料（所得税法（昭和４０年法律第３３号）第７４条第２項に規定する社会保険料をいう。）の額がある場合には、第３７欄に雇用保険料との合計額を記入し、その内訳を第８５欄に記入する。
キ 第３９欄 所得税の年末調整の計算を行った結果税額に過不足を生じた場合には、各給与期間の「当給与期間分」の欄にその額を記入する。
ク 第４９欄から第５２欄まで 第２９欄から第３７欄まで及び第４３欄から第４７欄までの欄の額以外の共済組合に対して支払うべき額又は法律によって給与から差し引くことが特に認められた額を記入する。ただし、この欄に記入すべき額が５以上ある場合には、第４９欄から第５２欄までのいずれかの欄には複数の記入すべき額の合計額を記入し、その内訳を第８５欄に記入する。
ケ 第６０欄 職員別給与簿（その１）の「超過勤務手当等の勤務１時間当たりの額」の欄に記入されている減額に係る勤務１時間当たりの額に、第５９欄の時間数を乗じて得た額を記入する。
コ 第６２欄から第６９欄まで 支給割合に応じた時間数を記入する。
サ 第７０欄 第６２欄から第６９欄までの時間数に、それぞれに対応する職員別給与簿（その１）の「超過勤務手当等の勤務１時間当たりの額」の欄に記入されている夜勤手当、休日給及び超過勤務手当の勤務１時間当たりの額を乗じて得た額の合計額を記入する。
シ 第７１欄から第７３欄まで それぞれ超勤代休時間（一般職の職員の勤務時間、休暇等に関する法律（平成６年法律第３３号。以下「勤務時間法」という。）第１３条の２第１項に規定する超勤代休時間をいう。以下同じ。）の指定に代えられた超過勤務手当の支給に係る時間数を記入する。
ス 第７４欄から第７６欄まで それぞれ勤務した超勤代休時間の指定に代えられた超過勤務手当の支給に係る時間数を記入する。
セ 第７７欄 給与法第１６条第４項の規定により支給を要しない額を記入する。ただし、超勤代休時間に勤務したことにより支給される額がある場合には、当該支給を要しない額と当該支給される額との差額を記入する。
ソ 第８４欄 第２７欄の額から第３８欄及び第５３欄の額を差し引いた残りの額を記入する。
タ 第８５欄 ２⑴及び⑵において記入することとされている事項その他特に付け加える必要がある事項を記入する。
(2) 特別の場合の記入方法等
ア 給与期間の中途で、俸給、俸給の特別調整額、本府省業務調整手当、初任給調整手当（第一種初任給調整手当及び第二種初任給調整手当をいう。）、専門スタッフ職調整手当、地域手当、広域異動手当、研究員調整手当、特地勤務手当又は特地勤務手当に準ずる手当の月額に異動があった場合（病気休暇（勤務時間法第１６条に規定する休暇をいう。）等による俸給半減又は有給の休職、派遣、育児短時間勤務等（国家公務員の育児休業等に関する法律（平成３年法律第１０９号。以下「育児休業法」という。）第１２条第１項に規定する育児短時間勤務又は育児休業法第２２条の規定による短時間勤務をいう。）、法科大学院派遣法第１１条派遣、福島相双復興推進機構派遣、福島イノベーション・コースト構想推進機構派遣、令和七年日本国際博覧会協会派遣若しくは令和九年国際園芸博覧会協会派遣による俸給、扶養手当、地域手当、広域異動手当、研究員調整手当及び住居手当の月額並びに寒冷地手当の額の異動等があった場合を含む。）には、第４欄から第１２欄まで、第１７欄及び第１８欄、第２４欄及び第２５欄に日割計算により算出した額を、第１９欄に異動前の額と異動後の額の合計額を、第５９欄、第６２欄から第６９欄まで及び第７１欄から第７６欄までに異動前の時間数と異動後の時間数の合計時間数を記入する。第８５欄には日割計算が必要となった事由並びに合計額及び合計時間数を記入した場合の内訳を記入する。
イ アに規定する場合で、当該給与期間以外の給与期間の給与支給の際に精算するときは、各欄の「返納・追給分」の欄に精算額を記入する。第８５欄には、精算が必要となった事由を記入する。
ウ 給与期間の中途で、転出、離職、死亡、無給の休職、停職、専従許可（国家公務員法（昭和２２年法律第１２０号）第１０８条の６第１項ただし書に規定する許可をいう。以下同じ。）、無給の派遣、育児休業（育児休業法第３条の規定による育児休業をいう。以下同じ。）、交流派遣、無給の法科大学院派遣法第１１条派遣、自己啓発等休業（国家公務員の自己啓発等休業に関する法律（平成１９年法律第４５号）第２条第５項に規定する自己啓発等休業をいう。以下同じ。）、無給の福島相双復興推進機構派遣、無給の福島イノベーション・コースト構想推進機構派遣、配偶者同行休業（国家公務員の配偶者同行休業に関する法律（平成２５年法律第７８号）第２条第４項に規定する配偶者同行休業をいう。以下同じ。）、無給の令和七年日本国際博覧会協会派遣若しくは無給の令和九年国際園芸博覧会協会派遣があり、又は非常時払の請求があった場合には、第５９欄、第６２欄から第６９欄まで及び第７１欄から第７６欄までの時間並びに支払うべき額又は返納させるべき額を各欄ごとに算出して「当給与期間分」の欄に記入し、その事由を第８５欄に記入する。この場合において、精算を要するものについては、勤務時間管理員に対してその職員に関する発令又は請求の日までの勤務時間報告書の提出を求めなければならない。
エ 減給の場合には、「人事院規則１２―０（職員の懲戒）の運用について（昭和３２年６月１日職職―３９３）」第３条関係により算出した減給すべき額を第６１欄に、第４欄には当該減給すべき額を除算した後の俸給支給額を記入する。ただし、減給すべき額が第４欄の額より大であるときは、同欄の額を零とし、減給すべき額の残額を「加給額」の各欄の額から順次減じて記入する。第８５欄には「加給額」の各欄から順次減じた額の内訳を記入する。
オ 法科大学院派遣法第７条第２項ただし書の規定により給与を支給する場合には、第４欄、第１０欄又は第１１欄の額と同項ただし書の規定による給与との合計額を対応する欄に記入し、その額の内訳を第８５欄に記入する。
カ 俸給、扶養手当等の過払の額の納入告知書等による返納を行う場合又は通勤手当に係る返納額を返納させる場合（人事院規則９―２４第２１条第３項の規定により同条第２項第１号に規定する事由発生月の翌月以降に支給される給与から返納額を差し引く場合を含む。）には、返納の月日を第１欄に、その額並びに必要がある場合には第５９欄、第６２欄から第６９欄まで及び第７１欄から第７６欄までに記入すべき時間数を各欄ごとに算出してそれぞれの「返納・追給分」の欄に記入し、その事由を第８５欄に記入する。
キ 国家公務員法第９２条に規定する措置を行う場合等において、追給を要するときには、追給の月日を第１欄に、その額並びに必要がある場合には第５９欄、第６２欄から第６９欄まで及び第７１欄から第７６欄までに記入すべき時間数を各欄ごとに算出してそれぞれの「返納・追給分」の欄に記入し、その事由を第８５欄に記入する。
ク 給与事務担当者は、１年を経過したときは速やかに「合計」の欄に各欄ごとの合計額又は合計時間数を記入する。
以 上
別添２
諸手当の認定簿等の取扱いについて
諸手当の認定簿等の取扱いについては、人事院規則９―２４（通勤手当）、人事院規則９―３４（初任給調整手当）、人事院規則９―５４（住居手当）、人事院規則９―５５（特地勤務手当等）、人事院規則９―８０（扶養手当）、人事院規則９―８９（単身赴任手当）、人事院規則９―１２１（広域異動手当）及び人事院規則９―１５１（在宅勤務等手当）並びに給実甲第１５１号（通勤手当の運用について）、給実甲第１８０号（初任給調整手当の運用について）、給実甲第３５１号（特地勤務手当等の運用について）、給実甲第４３４号（住居手当の運用について）、給実甲第５８０号（扶養手当の運用について）、給実甲第６６０号（単身赴任手当の運用について）、給実甲第１０３３号（広域異動手当の運用について）及び給実甲第１３１９号（在宅勤務等手当の運用について）に定めるもののほか、次のとおり取り扱うものとする。
１ 給実甲第１５１号（通勤手当の運用について）の規則第３条関係第４項ただし書、給実甲第１８０号（初任給調整手当の運用について）のその他の事項第３項ただし書、給実甲第３５１号（特地勤務手当等の運用について）の規則第８条関係第２項ただし書、給実甲第４３４号（住居手当の運用について）の規則第５条関係の１のただし書及び規則第６条関係の２のただし書、給実甲第５８０号（扶養手当の運用について）の規則第３条関係第２項ただし書及び規則第４条関係第１項ただし書、給実甲第６６０号（単身赴任手当の運用について）の規則第７条関係第１項ただし書及び規則第８条関係第１項ただし書、給実甲第１０３３号（広域異動手当の運用について）の規則第９条関係第２項ただし書並びに給実甲第１３１９号（在宅勤務等手当の運用について）の規則第８条関係第２項ただし書の「手当の支給に関し支障のない範囲内」とは、次のいずれかに該当する場合をいう。
⑴ 通勤手当認定簿、住居手当認定簿、扶養手当認定簿及び単身赴任手当認定簿について、別紙第１から別紙第４までの様式による場合
⑵ ⑴に規定する場合以外の場合で、次の基準によるとき。
ア 様式中の各欄の配列を必要最小限に変更すること。
イ 様式中の各欄以外の欄を必要最小限に設定すること。
ウ 様式中の各欄の名称を適宜簡略化すること又は各記入欄ごとに各欄の名称を付すること若しくは各記入欄に付される「円」等の単位を当該欄の名称の記載箇所に一括して付すること。
エ 届又は支給調書中の「記入上の注意」の記載を省略すること（記入の際に当該注意事項を参照できる別途の措置を講ずる場合に限る。）又は必要に応じ注意事項を追加若しくは修正すること。
オ 選択事項に番号を付し、該当するものの番号を記入させる形式による等、該当する箇所の□にレ印を付すること以外の方法によること。
カ 届と認定簿を１枚の用紙にそれぞれ記載し、重複する「氏名」欄等を認定簿において省略すること。
キ その他これらの基準に相当する程度の変更であって、各手当の支給及び事後の確認等に支障のない範囲内であると認められるものを行うこと。
２ 届、認定簿又は支給調書の様式を変更するに当たっては、個人のプライバシーの保護に十分留意しなければならない。
３ 各庁の長は、通勤手当の認定に当たり、手当の適正な支給を確保するため、届出に係る事実の確認等に必要な場合には、人事院規則９―２４（通勤手当）第４条第１項及び第２５条の規定に基づき、職員に対し、通勤届の裏面に通勤経路の略図を記入すること等を求めるものとする。
以 上